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2018年5月15日 (火)

同窓会の話~その1~

これはかなりプライベート濃度の高い話なので、「オフの僕」、特に「高校時代の僕」を知らない人はスルー推奨。読んでもいいけど、たぶん面白くはないと思う。ではなんで書くのかと言えば、つまりは、自分のプライベートを占有した事象なので、

 触れないとネタに困るから。

まぁたまにはそう言うこともある。一応固有名詞は避けたり伏せ字にしたり偽名にしたりする予定。

主にその時スマホにメモした話。つか、なんでこんなことをアップするのかと言えば、

 僕が来年度の実行委員長で、その情報を、自分及び自分の周りのスタッフがいつでも確認出来るところに書き出しておいた方が、何かと便利かなと思ったから。

 まぁガチの備忘録と言うヤツだな。

●前日午前

◎朝9時と言われて学校に行ってみたが、誰も居ない。うーむと思い今年の実行委員長に確認の電話をしたら、

 10時って言ってなかったっけ?

慌ててスマホを確認すると、

 「明日9時同窓会」

紛らわしい<自分が。前日に「明日9時から」と書いていたらしい。ごめん先輩僕が悪いです。

◎気を取り直して9時に再度登校。既に何人か来ている。ちなみにこの時集まったのは、今年中心になって運営する回生の、中心で動くグループ14名ほど。午後からはさらに10名ほどが合流し、体育館の設営に掛かるが、午前中は会館の2階で以下の下準備。

会館の鍵は、先生が管理。事前の打ち合わせで、「前日10時に開けて貰う」よう依頼しておく。

◎資料の袋詰め
 →中身は、

・さしに入れたタオルをビニールに入れた記念品、のし上段は「平成三十年度総会(改行大文字)記念品」 下段「○○高等学校同窓会」

・記念写真購入時に、写真屋から送って貰うための封書(たぶん中に注文書が入っている)

・ビジネスホテルなどで使われていそうな使い捨てスリッパ

・靴を入れる為のビニール袋

・同窓会総会のしおり※わら半紙4枚10ページ。会計報告やら校歌やら

・同窓会総会・懇親会のプログラム※カラーペライチ両面。アトラクションと、ゴルフコンペの案内。QRコード付き
 →こちらはネット業者に依頼。500枚両面カラーA4で2490円税送料込み。めちゃ安だ。

・テーブル等配置図※カラー。こちらもたぶん同じ業者に依頼。ただし、中心メンバーとなる16名で共有する資料等は個人のプリンターで印刷。その為、ノートパソコンとプリンターもその場に準備。データや資料の確認がいつでも出来るように。

 もし当日「開始までに雨が降っていることが想定される場合は、傘袋も入れる」。開催中に降り出す場合は、「手持ちの傘はまだ濡れていないので、傘袋は不要」。

 傘袋は、使わない年の分が会館2回倉庫に保存してあったが、今年使ったので、来年は新たに用意する必要がある。

 スリッパは、来賓のみ学校のスリッパを利用するため、「来賓分はスリッパなしの袋として準備」し、当日の朝「来賓受付スタッフ幹事回生2名」が、校長室の前に運ぶ。ちなみに来賓受付の準備(胸に付ける花や、受付テーブル、テーブルの張り紙等)は、学校の「校内幹事」、つまり先生がやってくれる。

◎受付のプラスタンド作り。ぶっちゃけ必要かどうかわからないというのが本音だったが、当日風が強く、「はためかない」メリットを実感。あった方が良い。

◎記念写真撮影時の「○○回生1~5組」みたいなことが書いてあるスケッチブックのプラカード作り。何のためのスケッチブックかと思ったが、会館備品にある。ただし、来年度分が潤沢にあるかは要確認。マジック、のり、はさみ、ボールペンなども、基本会館2階に備蓄されている。写真の回数分8枚を用意。

◎テーブルの真ん中に置く「テーブル番号ボトル」の準備。ことのほか面倒。15cm角のスチロールボードに、丸く切った番号が貼られ、プラスチックボトルに挿して使う。ボトルの中には砂利を入れ(それも会館倉庫で管理)、造化を添える。両面仕様。必要な色が足りなくなったので、途中で折り紙を買いに行って制作。事前に準備出来ると言えば出来るかな。

◎中心回生の名札作り※既に委員長が印刷してきている札を、ネームケースに入れていく作業。札の色はそのままテーブル番号の書かれたプレートカラーになっていて、一緒に同窓会を行う、15歳年下、10歳年上、20歳年上の4つの回生ごとに分けている。

流れ的には、3月の同窓会定例会にておのおのの回生(参加回生)の参加人数を確認し、その数に応じてカードケースを中心回生(幹事回生)が用意し、4月の定例会で配布。この時か4月の定例会で参加回生に「名札の紙の色」を指示。前日会館の2階で準備したのは、幹事回生のネームと、幹事回生二次会参加者のネーム。二枚重ねてネームケースに入れていたかどうかは未確認。

◎体育館の出入り口に貼る、A2サイズの「テーブル等配置図」もこの時準備していたけど、これも事前準備出来そう。細かいことだけど、セロテープとかボールペンが付くかどうかとかも確認。

◎懇親会会費は5000円で、二次会会費も5000円。さらに「運営協力費」として2000円の計12000円を当日集めるが、実際には11月に出す同窓会会報(※サラトという業者が作成、郵送手配をする)にも、運営協力費という同じ名目で、寄付金集めのための口座を作り、一度寄付の振り込み用紙を同送してもらっている。この時にお金を集めないと、印刷やら連絡やらの諸経費が出ないかも知れない。

お金の流れに関しては、僕もまだ勘違いしている可能性が高いので話半分で聞いて欲しいのだけど、

 まず同窓会本部というところから20万円が「運営準備金」として「幹事回生」に渡される。これは割と早い段階だと思う。

 そしてその20万円を4等分し、5万円ずつ「参加回生の年次代表」に渡す。各年次代表はそのお金で、同窓会資料と返信はがきが入った封筒を送る。

あとは、当日の参加まで、メインの収入はないので、事前に支払わなければならない経費、たとえばお菓子や印刷用紙、スリッパ、ビニール袋などは、別の収入源を立てなければならない。その為にも11月に運営協力費を事前に集める必要がある。中には当日参加できずとも、寄付してくれる人も居たらしい。2万円も!みんなも2万円寄付しよう!

◎大きな支出(後払い)としては、、、

・弁当代1800円×420※角屋さんに11時着で依頼。揚げ物ゼロ。魚ゼロ。肉多め。美味しいだけでなく、「事後のゴミ(残飯含む)も回収してくれる」※超重要。事前依頼で15時にゴミを取りに来て貰う通達

・弁当代500円×20※購買部、アトラクション、備品業者(後述)の分。これも角屋さん。

・飲み物は、「総会時のための缶ウーロン茶を人数分事前にテーブルに配置」。それ以外は、11時30分着予定で、同校の同窓生でもある豊橋の酒卸し「川清商店」が、ノンアルコール瓶ビール334ml、ペットボトルの緑茶、ウーロン茶、リンゴジュース、オレンジジュース、ノンアルコールカクテル、缶コーヒーなどを配達依頼。時間がギリギリなのは、少しでも冷たい方が良い為。川清商店には、屋外設置のドブ漬け用水槽3台もレンタル。僕が確認しなかっただけで、他にも何種類か飲み物があったかも知れない。

川清商店への支払いは、全部で10万円前後。栓を開けてない瓶ビールや、ダンボールを開けてないペットボトルは引き取って貰えるが、ダンボールが破損したり、栓が開いているビールは引き取り不可。これは社長との話し合いで決めていたが、来年も同じ流れで依頼可能。

ちなみに飲み物は、後述のコーヒー等含め全て来場者に無料提供。空き瓶や空き缶、空きペットボトルは、分別して川清商店が15時頃に取りに来てくれる段取り。体育館の外に並べておく。飲みきれなかったペットボトルおよび、ダンボールが破損してしまった缶コーヒーなどは、幹事回生等が強制持ち帰り。

・ワルツ出張販売 例年は25000円前後
 ※ホットコーヒー、ホット紅茶、アイスコーヒー、アイス紅茶。ただし電源不足のトラブルが発生して、途中でホット紅茶は取りやめに。来年は最初からなくても良い。電源を両サイドの壁から取る必要がある。

・備品業者「P&P」44万円税込 グリーンマット、固定テープ、音響設備(学校の放送設備やスポットライトは使用不可。ちなみにスリッパも来賓以外は使用不可。体育館の天井照明は使用可。スクリーンも一応お願いすれば使用可だが、プロジェクターは使用不可)、照明、テーブル(椅子は学校のものを使用可)、テーブルクロスのレンタル。
※ただし購買部のテーブルクロスのみ学校のもの

前日13時に搬入になるが、業者は前日4人の当日1人(例年は2人)だけなので、幹事回生がほぼほぼ設営。撤去時も同様。

受付のテーブルは、会館のものを借りたかも知れない。要確認。懇親会のテーブル数は38卓。

今回のアトラクションはCDを流すだけだったので、特別な音響設備等は不要だったが、バンド発表をやるならプラス10万円。プロジェクターを使うならプラス5、6万円掛かるとのこと。

・アトラクションをやってもらった「音羽華炎」は、幹事回生が主催で、コストはゼロだった。前日14時頃来て貰って、本来なら会館2階で着替え等の準備をしてもらい、リハーサルをするはずだったが、結局外で着替えて貰っていた。

・ほかに、飲みのを冷やすためのスチロールケースに入った氷が、左右の壁沿いの各5ケースずつと、アイスボックスが1ケースあったが、これは幹事回生が個人で準備したものかも知れない。

◎駐車場について

今年借りられたのは、山崎眼科、アイホー300台?「1号線から見えないところにある150台」も借りられる。田原証券。ひまわり農協は無理。事前にお願いするのは幹事回生の仕事で、前日15歳下の回生(若輩者)の代表に来て貰って、駐車場の指示。そこから先は若輩者の仕事、、、って言うか15年前俺たちでプラカードとか用意したっけ?

幹事回生の駐車場は、武道場の後ろか、校舎間。正門周辺は来賓用なので不可。当然乗り合わせしてくる方がベター。

 午前中はこんなところかな。

いつものお気楽なブログと比べると、すごく書くのが疲れる。気を遣ってるからな。

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